Kaufmännische Assistenz / Office Management (m/w/d)

Organisation ist deine Stärke? Dann gestalte unsere kaufmännischen Abläufe mit.

Eine Rechnung ist erst erledigt, wenn Unklarheiten geklärt sind. Eine Frist gehört rechtzeitig in den Kalender. Und bei fehlenden Unterlagen bleibst du dran.

Wenn du dich darin wiedererkennst, möchten wir dich kennenlernen.

Wir sind Wärmetechnik Bell: ein Meisterbetrieb für Heizungs- und Wärmepumpentechnik in Panketal. Für unsere kaufmännische Organisation schaffen wir eine neue Stelle. Du arbeitest direkt mit Geschäftsführer Carsten Bell zusammen und übernimmst eigene Verantwortungsbereiche rund um Rechnungen, Personal und Administration.

Deine Arbeitszeit

Wir wünschen uns Unterstützung in Vollzeit mit 37 Stunden pro Woche. Alternativ sind 32 Stunden von Montag bis Donnerstag möglich. Dann bleibt dein Freitag frei.

Das sind deine Aufgaben

Rechnungen und Belege: Du bearbeitest den Rechnungseingang, klärst Unstimmigkeiten und bereitest Freigaben und Zahlungen vor.

Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro: Du stellst Unterlagen vollständig zusammen und hältst offene Rückfragen nach.

Personaladministration: Du bereitest Lohnunterlagen vor, pflegst Personalunterlagen und behältst relevante Termine im Blick.

Neue Mitarbeitende: Du koordinierst die administrativen Schritte für einen gut vorbereiteten Start.

Fristen und Wiedervorlagen: Du betreust Meldungen, Versicherungsunterlagen und weitere kaufmännische Vorgänge bis zum Abschluss.

Abläufe verbessern: Du bringst Vorschläge ein, entwickelst Checklisten und hilfst uns, wiederkehrende Aufgaben einfacher und zuverlässiger zu organisieren.

Dein Schwerpunkt liegt in der kaufmännischen Administration. Kundenorganisation und technische Projektabwicklung liegen bei den dafür zuständigen Kolleginnen und Kollegen.

Das bringst du mit

Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.

Praktische Erfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung, Office Management, vorbereitender Buchhaltung oder Personaladministration.

Einen sicheren Umgang mit digitalen Büroprogrammen.

Sorgfalt bei Zahlen, vertraulichen Informationen und Unterlagen.

Eine freundliche, klare Kommunikation und den Mut, fehlende Informationen einzufordern.

Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und offene Themen konsequent nachzuhalten.

Du musst zum Einstieg nicht jeden Aufgabenbereich beherrschen. Wichtig sind eine solide kaufmännische Grundlage und die Bereitschaft, dich einzuarbeiten. Erfahrung im Handwerk oder mit DATEV ist willkommen.

Das erwartet dich bei uns

Eigene Verantwortung: Gemeinsam legen wir fest, welche Aufgaben du selbstständig übernimmst und welche Entscheidungen eine Freigabe brauchen.

Direkte Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit Carsten Bell zusammen und hast einen kurzen Weg für Fragen und Entscheidungen.

Raum zum Mitgestalten: Die Position wird neu geschaffen. Deine Erfahrung und deine Ideen fließen in die Gestaltung unserer Abläufe ein.

Einblicke ins ganze Unternehmen: Deine Arbeit verbindet Finanzen, Personal und Organisation. Du siehst, welchen Beitrag sie zum funktionierenden Tagesgeschäft leistet.

Ein persönliches Wort von Carsten

„Ich suche jemanden, der gerne Ordnung schafft, mitdenkt und an offenen Themen dranbleibt. Gemeinsam legen wir klare Zuständigkeiten fest. Du sollst wissen, was du entscheiden kannst – und auf meine Unterstützung zählen können, wenn eine Entscheidung bei mir liegt.“

Lass uns kennenlernen

Für den ersten Kontakt brauchst du kein Anschreiben. Schick uns deine Kontaktdaten und ein paar Worte zu deiner bisherigen Tätigkeit. Einen Lebenslauf kannst du gerne direkt mitsenden oder später nachreichen.

Anschließend vereinbaren wir ein kurzes Telefonat und besprechen die Aufgaben, deine Vorstellungen und die Rahmenbedingungen.

Button: Jetzt Kontakt aufnehmen

Dein Ansprechpartner: Carsten Bell
Wärmetechnik Bell GmbH · Panketal
E-Mail: info@waermetechnik-bell.de

Bitte gib als Betreff „Kaufmännische Assistenz“ an.